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档案管理系统(单机版)

2015-10-12 14:33:00

系统描述
档案综合管理系统单机版适用于政府机关部门、各级事业单位、企业用户等建档单位的单用户管理。
应用该产品达到以下目标:
1、减少档案管理人员的简单重复劳动。
2、通过计算机管理手段的应用,提供档案集中统一管理及科学化、规范化管理的水平。
3、通过该系统全程有效管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各个环节。
一、系统说明
操作系统支持:Windows98以上
数据库支持:ACCESS
开发工具:VB
二、系统特点
■加密更安全
系统采用硬件加密机制,更安全,可靠。
■著录项可灵活定制
档案库著录项可由用户自定义。根据用户的使用习惯,可以定义著录项的默认值、携带项、约束项、主题词标引、标准格式、数据字典和实体分类。
■灵活的报表编目
提供灵活的报表编目方式,用户可以自定义报表样式,适应多变的档案管理业务与档案管理制度的更新。
三、系统主要功能介绍
■收集系统
一、录入功能
(1)PDE档案管理系统提供灵活的数据录入方式:列表式多行录入、卡片式录入及录入控制功能。
(2)系统提供了自定义录入框的位置和大小,可以自定义录入参照。
(3)系统提供个性化布局保存功能,将用户常用的录入方式、录入项目排列格式、录入项行高、录入项列宽、字体大小颜色等,保存成用户自己的布局文件。
二、原文管理
(1)提供方便快捷的电子原文管理功能。实行目录与电子文件间一对一或者一对多的关系。
(2)原文挂接方式多样化:单个挂接、批量挂接。
三、数据转换
系统提供数据导入、导出功能。支持EXCEL、ACCESS格式的数据平滑导入、导出。
四、查看方式
系统提供三种档案查看方式:分组查看、检索查看、关联查看。
(1)分组查看提供了按照一项或多项字段组合查看。档案条目浏览简洁明了。
(2)检索查看通过详细检索,搜索出准确信息。
(3)关联查看能实现案卷与卷内文件的关联,通过案卷条目可以直接查看卷内文件信息。
■ 管理系统
一、档案整理
档案经过收集进入系统后,进行整理归档。一文一件整理:
对已经收集录入的档案进行一文一件归档,归档时自己定义档号规则,形成档号。
二、报表编目
(1)支持所有行业的档案报表
(2)支持检索打印
(3)支持分组打印
(4)支持用户自定义报表
(5)支持动态参数设置
三、档案统计
(1)统计分析
档案统计分析是针对具体的档案库进行统计分析,根据档案库具体的著录项进行统计,比如保管期限、责任者等。
(2)馆藏统计
馆藏统计主要根据具体的著录项将所有符合规范的档案库条目统计,并可以选择统计某具体档案室所有档案或者一类档案进行统计。
(3)分类统计
分类统计根据实体分类信息进行统计。
(4)交叉统计
实现针对具体档案库的主流相的纵向交叉统计
四、实体借阅
档案借阅是档案利用的一部份。档案利用主要是对纸介质的工程图纸、文书档案等文件的实体档案借阅和电子文件档案的查阅管理。它帮助管理员记录每次的借阅人姓名、借阅文件的有关信息、借阅时间以及设置借阅人的借阅期限。另一方面,档案利用还能用归还管理对已借出的文档进行归还管理,利用催还管理检索到期未归还的文档,利用借阅统计查看所有借阅已归还和未归还的文档情况。工作人员不需要再像以往那样手工整理大量借阅卡,而是在计算机上指定应归还日期,便可检索出所有当日应归还的文件的信息和借阅人的情况,因此,利用档案利用管理借阅,不但大大提高了工作人员的效率,并且实现了智能化办公。
实体借阅是对实体档案借阅信息进行登记。根据借阅人的需要,检索出档案并进行登记,登记后方可取实体给借阅人。
实体归还是对已经登记借阅的信息进行归还处理。对实体档案还可进行催还,统计查询。
借阅报表是对已经归还的借阅信息的查看、检索、实体借阅统计等。
还可将到期未归还的借阅记录统计出来,供管理人处理,以便进行催还!
五、档案鉴定
档案鉴定是实现档案的销毁工作,在销毁之前要对档案做标记。档案鉴定包括功能如下:到期鉴定、开放档案鉴定、濒危档案鉴定、遗失档案鉴定。经销毁的档案可以直接形成销毁清册,打印并保存。
六、档案保管
档案保管体系是档案保管库房温湿度和库房安全性指标的登记,形成报表和曲线图。
七、档案检索
检索是用户经常查询浏览档案必须的要求??焖俜奖愕募焖饔兄谔岣哂没У男?。系统提供:
(1)复合检索:用户可以选择多条著录项目,设置条件检索。
(2)跨库检索:实现若干库同时检索。
(3)目录检索:直接输入关键字检索。
■ 系统管理
系统管理提供档案模版、档案报表、参数、数据备份、还原、密码修改等管理。
一、数据字典
维护系统需要的公共数据的数据字典,以便重复利用,如:
责任者:文件形成单位;
保管期限:永久、长期、短期等;
密级:秘密、机密、绝密、内部、公开等;
主要功能有:添加、删除、修改数据字典。
使用数据字典:
若某个字段参照了“数据字典”,数据录入时,这个字段就有一个下拉框,有系统提供的数据供选择。
二、实体分类
实体分类指本单位管理职能,以及档案形成的特点编制一个具有若干层次和类别,且适应计算机识别的文件归档实体表的过程。它由上、下级类目序号、类目名称组成。对于企事业单位来说,档案具有标准分类表,一般情况是十个类,但可以根据自己情况进行调整。
根据企事业单位的具体要求,可扩充添加新的分类,修改分类。系统默认提供文书档案的十大类别。
使用实体分类:
若某个字段参照了“实体分类”,数据录入时,这个字段就有一个下拉框,有系统提供的数据供选择。
三、档案模版
模版是档案库的基础结构,管理了所有档案类别的档案著录项。修改档案库结构必须先修改相应模版,模版管理是指本系统已经提供了一些固定模版,为了方便用户操作,专门提供了接口,用户可以灵活定义、更改或创建模版。
四、报表管理
系统提供了常用档案模板类型和对应档案报表,若有特殊的档案类型,可以自己新建档案模板类型,并由档案类型建立对应的报表。
支持所有的档案报表,如卷内目录、案卷目录、全引目录、案卷封面、备考表等。
且支持报表格式的自己定制,根据检索要求打印报表。
在打印“卷内目录”、“案卷目录”等一些报表时,经?;峥吹健靶薷摹闭飧霭磁?,在打印时也会遇到字段太短、预留装订线位置调整等一些可能出现的问题,这时可以进行报表再设计。
报表设计包括设计新表和修改报表两部分。建设新报表的过程包括定义报表的样式以及把这个定义存储文件,扩展名为.frx。每个报表文件还跟随一个相关文件.frt文件,本系统所有的报表存放在安装系统的\report下面,为了修改报表便于查找,报表的名称最好统一用每个汉字的第一个拼音字母起名(如:全引目录可以用qyml代替)。
五、用户管理
用户是档案管理与使用的实际操作者,档案管理者可以添加修改用户。
六、密码管理
提供密码修改功能!